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(资料图)

1、一、目的：为加强和规范公司档案管理，建立起良好的档案运行管理制度，提高档案利用效率及品质。

2、二、档案整理：编码：由综合部统一编码。

3、（见附件一）备注：如遇有新增文件或遗漏文件，各个部门需及时进行预先的统计与整理，最后汇总到综合部门进行统一的编码。

4、整理方法：由综合部整理出‘范本’，各部门则按‘范本’对各自部门的文件进行整理。

5、（见附件一）备注：如在整理的方法上有更好的建议，请及时联络综合部门进行修正。

6、档案归档：（1）、原则上每一项工作一结束，就需将所有的相关资料送至档案室进行归档。

7、（2）、对于正在进行的各项工作所涉及的文件，各部门应作好‘预先归档’工作，整理方法与‘范本’雷同。

8、外来文件的收发：由档案室进行统一接收，并作好登记、存档，再分发到各个职能部门，各部门在接收到资料时也应作好相应的登记与归档。

9、备注：原则上档案室均保留原稿，如有特殊情况需保留复印件需在‘文件收发记录表’（见附件三）上的备注栏上注明。

10、档案资料的发行：如因工作上的需要，有些部门需备有相关档案资料，此时应填写‘档案资料发行申请表’（如附件四）并经核准后再由档案室统一发行。

11、备注：（1）、当有新的档案资料时，档案室应及时进行更新、回收、发行等工作。

12、（2）、各种发行档案资料需盖有‘档案发行章’才能生效，严禁私自对各种发行的档案进行复印。

13、印章管理：闽泰、泰尔隆、博泰三个档案专用章，并各分设‘受付’、‘发行’、‘作废’三枚印章盖在文件背面，执照等证件除外）。

14、（1）所有的档案资料需盖有‘受付’章------红色（2）发行的档案资料需盖有‘发行’章-------兰色（3）对于过期或失效的档案应改有‘作废’章-------兰色（4）档案的‘受付’、‘发行’、‘作废’应做相关的履历（如附件五）。

15、档案的使用审批程序：（书籍、技术资料手册、宣传资料除外）（1）查阅：在档案室现场查阅，不得带离。

16、A：查阅本部门档案：查阅人填申请表→部门负责人审批B：查阅非部门档案：①B级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批②A级档案查阅：填申请表→部门负责人审批→档案相关部门的负责人审批→公司负责人审批（副总→总经理）（注：证件、合同等关系到公司运营等相关证件需经总经理审批，其余只需副总审批即可）（2）借阅：只限于B级档案。

17、A：程序：填申请表→部门负责人审批B：时间：三天，如续借则需再次填写申请表。

18、（3）复印、摘抄：A：程序：填申请表→部门负责人审批→公司负责人审批（4）备注：A级档案即机密档案；B级档案即是A级档案除外的普通档案。

19、（5）“档案使用申请表”详见附件六。

20、书籍、技术资料、宣传资料的使用程序的（1）借阅：只需在登记表上（如附件七）作相关的登记。

21、（2）领用：只限于宣传资料，但也需在‘宣传资料领用登记表’上登记（如附件八）。

22、备注：在统计过程中发现各部门均有合同、标书、到货、代理、授权、协议等清单复印件，此资料的整理方法待原件全部整理完毕后，再进行统一的收集、整理、发行。